Efficiency dankzij Bestuurlijke Besluitvorming van JOIN

 

Met de module Bestuurlijke Besluitvorming van JOIN optimaliseer je het besluitvormingsproces binnen jouw gemeente. Het helpt je de processen digitaal voor te bereiden met ondersteuning vanuit het zaaksysteem. Het besluitvormingsproces is onderdeel van een lopende zaak, waarbij je voorstellen gemakkelijk kunt accorderen of agenderen.   

Bestuurlijke Besluitvorming is een uitermate belangrijk proces binnen je gemeente. Het is uiteraard van groot belang dat de besluitvorming efficiënt, betrouwbaar en op een rechtmatige wijze plaatsvindt. Ook zijn transparantie en integriteit van de besluitvorming belangrijke factoren in het verantwoorden van het handelen van de organisatie. 

Decos heeft jarenlange ervaring met het digitaal ondersteunen van dit proces. Met de oplossingen op het gebied van zaak- en documentbeheer, workflow en sjabloontoepassingen kun je zelf dit proces inrichten in het Zaaksysteem van JOIN. Onze module Bestuurlijke Besluitvorming biedt een volledig geïntegreerde oplossing binnen het zaaksysteem, waarbij je op een efficiënte wijze en zonder complexe workflow- en sjabloonconfiguratie het besluitvormingsproces kunt vormgeven. 

 
 

Inrichting van het proces

De oplossing Bestuurlijke Besluitvorming sluit naadloos aan op andere onderdelen van JOIN. Je richt het besluitvormingsproces in in het Zaaktypenbeheer van JOIN, zodat je vanuit het zaaksysteem besluiten kunt voorbereiden en uitvoeren. Je bepaalt hier tevens de route van accordering en modelleert het inhoudelijke voorstel. Aangezien je hier gebruik maakt van de bestaande zaaktype-catalogus is aanvullende configuratie in het Zaaksysteem van JOIN niet meer nodig.

 

Initiëring van het besluitvormingsproces

Vervolgens start je vanuit het zaaksysteem het digitale besluitvormingsproces, dat onderdeel vormt van de lopende zaak. Hierbij wordt uiteraard ook rekening gehouden met complexere configuraties op basis van deel- en vervolgzaken. Je kunt ook eenvoudig informatie toevoegen aan het voorstel (uit bijvoorbeeld hoofd- en deelzaken). Bij het maken van een voorstel kun je integraal advies vragen (en krijgen) van collega’s in de organisatie via de bekende chatfunctionaliteit.

 

Accordering en agendering

Nadat het voorstel is opgesteld en de adviezen zijn verzameld, start de accorderingsfase. Hierin wordt achtereenvolgens de organisatie en het bestuur gevraagd om het besluit goed te keuren, zodat het kan worden geagendeerd.

 

Na de vergadering

Wanneer de daadwerkelijke vergadering heeft plaatsgevonden, kun je direct een besluitenlijst genereren. Net als bij het daadwerkelijke voorstel, hoef je hierbij geen gebruik meer te maken van samenvoegsjablonen. Zowel de besluitenlijst als het (concept)voorstel worden als volledig opgemaakte PDF-bestanden direct in het Zaaksysteem van JOIN opgeslagen, uiteraard in de huisstijl van jouw gemeente. 

 

JOIN Agenderen

Bestuurlijke Besluitvorming is volledig geïntegreerd met JOIN Agenderen, maar je kunt er ook voor kiezen om de agenda op een andere wijze op te maken. Datzelfde geldt overigens ook voor het daadwerkelijk vergaderen. 

 

Om gebruik te kunnen maken van Bestuurlijke Besluitvorming van JOIN dien je te beschikken over een geldige licentie voor zowel Bestuurlijke Besluitvorming als Zaaktypenbeheer van JOIN. 

 

Wil je meer weten van Bestuurlijke Besluitvorming van JOIN? Laat gerust je gegevens achter, dan vertellen we je er graag meer over!